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让CRM在企业中真正用起来

    短短两年时间就成为与德国、美国并驾齐驱的国际市场“三强”,同方威视凭借其独特的技术、质量、售后服务和极具竞争力的价格,成为世界集装箱检查系统行业当之无愧的“黑马”,树立了中国高科技产品的国际新形象。

    在不断拓展海外市场的同时,威视选择CRM作为管理海外客户及代理商纷繁复杂信息的手段,但同时也发现,如何让CRM真正融入到销售人员的工作中才是最具挑战性的工作……

    由于集装箱检查成套设备单价高,国际招投标过程冗长复杂,销售周期长,常常一个项目下来留下七八本如辞海般厚厚的资料。开始,我们为每个项目经理定义了一套管理办法,对客户情况、供应商管理、当地公共关系、销售记录以及各种版本的报价单和项目书进行登记和管理,但随着项目数量的不断增加,手工文档管理越来越吃紧,不能满足日益增长的业务需求,管理层也不能通过数据进行决策。

    针对这种情况,2004年初,我们与TurboCRM签订了CRM产品的实施与服务协议,通过双方的努力,目前销售、合同和代理商管理等模块已经顺利开展起来。在应用过程中我们感到,如何让CRM在企业中真正用起来,成为一套有活力的系统成为信息化成败的关键。

保持清醒不盲目

    首先不要迷信系统,CRM系统并不是万能的,如果盲目引入CRM,不但不会产生预期的作用,可能还会使企业蒙受巨大的损失。因此,在上CRM项目之前,应该了解自身的业务特点,选择适合企业当前业务和未来发展的系统。

    这样就要对企业自身需求进行自我评估。在选型之初,我们将威视定位为一家兼顾内外贸渠道的技工贸一体化企业,不能将眼光仅仅局限于某一方面,而需要满足各方面的要求。我们成立了专门的CRM领导小组,进行了业务和流程咨询。虽然经过了前期的多方准备,但初次上线的效果并不好——提交的数据纷繁复杂,没有规律性可言,使用的人也不断减少。

    为什么用不好?我花了一个多月的时间研究,最后找到的原因是原来的流程和习惯做法没有和CRM配套,因此项目经理只喜欢用自己熟悉的几个模块,或者只录入最简单的东西,CRM的应用流于形式。针对这种情况,我们采用了一个过渡性方法,就是在海外办成立了CRM运营小组,由运营小组帮助项目经理对系统数据进行录入,在各项目小组每周的例会上进行确认,我们规定凡是CRM中没有的记录,就认为不存在。用这一方法解决了使用积极性的问题。

    只有了解自己的需求和实际情况,才能对实施过程的周期进行很好地把握,否则一味地强调快,可能欲速则不达。

合理预期

    什么叫做成功的CRM?如何来衡量成功?这似乎是个不太容易回答的问题。

    我的看法是,首先将客户信息完全整合起来,当员工日常所必需用到的客户信息及交往历史记录都必须通过CRM系统来查询的时候,我想CRM就已经成功一半了。

    此外,我们应该力求将“以客户为中心”的思想体现在CRM系统的应用当中,优化销售、服务等各个环节的工作流程,以最快的速度响应客户的请求,这也是我们在国际市场中能够持续获取客户、保有客户的要决。

    当然,要求一套CRM系统一上线就能满足各个环节、各个部门的所有要求,是不现实的。要让系统能够真正用起来,需要循序渐进,逐步深化应用,符合大家的工作习惯。比如“工作记录”一项,由于涉外合同谈判过程复杂,某一天的工作不是填写一个简单的“客户拜访”就可以的,我们还要求员工要记录各个阶段任务进展的具体情况,同时需要将相关的重要文件以附件的形式挂在相关任务中,以便于员工的上级主管随时了解与客户交往的进展情况,从而给予员工更及时、正确的指导与支持。

人性化制度

    “制度”不仅仅意味着强迫团体里的成员去服从某一项规定。公司在进行信息化建设的时候,首先想到的往往是改善现有流程以适应系统的性能,而容易忽视人性化的东西。

    我认为既然系统是服务于工作和业务人员的,就应该想方设法创造条件,让这些人员愿意使用这个工具。比如威视的业务人员大多数时间在国外出差,有些国家如中东的上网条件比较差,很多时候不能保证每天都能上网,这时候用行政命令要求他天天更新数据是不现实的,也容易引发抵触心理,

    因此我们单独成立CRM运营小组,一方面为业务人员提供帮助,在此基础上再用制度进行管理,就在整个部门形成了不得不用的趋势。运营小组是一个暂时的过渡性组织,今后条件成熟势必要取消,但人性化管理的思想将始终贯穿CRM的应用中。

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